Jak automatycznie czytać wyciągi bankowe

Współczesne małe i średnie przedsiębiorstwa (MŚP) każdego miesiąca generują dziesiątki, jeśli nie setki, operacji bankowych. Ręczne uzgadnianie wpłat i wypłat staje się powolne, podatne na błędy i utrudnia bieżący nadzór nad płynnością finansową. Analiza wyciągów bankowych to fundament sprawnego controllingu – pozwala szybko wykrywać niezgodności, monitorować salda oraz przygotowywać dane do dalszego budżetowania czy raportowania. W tym artykule wyjaśniamy, czym różni się wyciąg bankowy od historii operacji bankowych, jakie ma zastosowanie praktyczne i co najważniejsze, jak w prosty sposób przyspieszyć analizowanie tych dokumentów.

Wprowadzenie

Czym się różni wyciąg bankowy od historii operacji?

Oba te dokumenty zawierają podobną treść: uszeregowane według dat informacje o transakcjach wykonanych na koncie bankowym w określonym przedziale czasu. Z tym że wyciąg bankowy jest formalnym dokumentem od banku, najczęściej w formie pdf, który posiada prawny status dokumentu (dowodu) księgowego, jest cyklicznie generowany i wysyłany przez bank, opatrzony jego logiem, stopką, a czasem i podpisem. Wysłany przez bank wyciąg jest najczęściej zabezpieczony hasłem przed niepowołanym dostępem. Z kolei historia operacji bankowych pomimo tego, że bardzo często wygląda niemalże tak samo jak wyciąg bankowy (poza samym tytułem dokumentu) ma status prawny informacji, może być wygenerowany w dowolnym momencie z elektronicznego systemu bankowego i za dowolny okres czasu, ale oczywiście nie zawiera podpisu. Wyciąg bankowy powinien zawierać saldo początkowe i końcowe, historia operacji nie musi, ale najczęściej również je posiada.

Z perspektywy czytania danych z wyciągu bankowego i/lub historii operacji bankowych oba te dokumenty nazywa się wyciągami bankowymi. W przypadku formalnego wyciągu bankowego jest to jak najbardziej poprawne. W przypadku historii operacji bankowych jest to skrót myślowy prowadzący do wskazania, że zawiera on „wyciąg z informacji bankowych” nawet jeżeli w rzeczywistości nie jest formalnym dokumentem bankowym.

Jakie jest praktyczne zastosowanie wyciągów bankowych?

Wyciągi bankowe (czy to w postaci formalnej, czy też w postaci informacyjnej) są podstawowym narzędziem śledzenia i weryfikacji operacji finansowych na rachunku bankowym. Pozwalają na monitorowanie wydatków, sprawdzanie poprawności transakcji i rozliczeń z poszczególnymi kontrahentami oraz na planowanie budżetu. Im większa ilość transakcji i im większe kwoty transakcji tym ta analiza powinna być wykonywana częściej. Tymczasem „ręczne” czytanie i analizowanie wyciągów w formacie pdf jest powolne, żmudne i podatne na błędy. Często można się spotkać ze zdaniem, że gdyby chociaż te dane były w Excelu, to dalej można by je przetwarzać do woli. Ale ręczne przepisywanie danych z wyciągu do Excela jest ostatnim zajęciem, na które ktokolwiek miałby ochotę. Tak więc automatyczne czytanie wyciągów bankowych z pdf to fundament sprawnego controllingu – pozwala przygotować dane w pliku Excel do dalszej analizy, np.: szybkiego wykrywania niezgodności, monitorowania salda, raportowania czy też budżetowania.

Korzyści automatyzacji czytania wyciągów

• Oszczędność czasu
  Zamiast godzin ręcznej pracy nad studiowaniem treści historii operacji w PDF, Botie automatycznie tworzy plik Excel łatwy do dalszego przetwarzania.
• Redukcja błędów
  Eliminacja literówek i pominięć, które często pojawiają się przy ręcznym przepisywaniu.
• Przejrzystość danych
  Jednolity format pliku XLSX dla wszystkich wyciągów z różnych banków ułatwia ich dalszą analizę w arkuszu kalkulacyjnym czy integrację z systemami ERP.
• Skalowalność
  Raz uruchomiony proces czytania wyciągów bankowych adaptuje się bezproblemowo do obsługi rosnącej liczby operacji, kont, czy wyciągów bankowych.

Jak automatycznie czytać wyciągi bankowe?

Robot Botie posiada umiejętność Czytanie wyciągów bankowych, którą można odnaleźć w BotBooku. Umiejętność należy pobrać na dysk (lub przypisać do zarejestrowanego robota) i uruchomić. W trakcie pracy robot zada pytania o konfigurację (skąd pobierać pliki i gdzie je umieszczać). Odpowiedzi można zapisać. A na koniec skonfigurowaną umiejętność można dodać do harmonogramu, by wykonywała się w 100% automatycznie. Od tej pory dane z wyciągu bankowego będą czekać przygotowane na dalszą analizę. Tymczasem:

• Bezpośredni link do umiejętności czytania wyciągów bankowych
  
• Zobacz jak pobrać i zainstalować Botie na Windowsie
• Zobacz jak dodać nową umiejętność do robota Botie

Jak Botie czyta wyciągi bankowe?

Zanim sięgniemy do instrukcji uruchomienia czytania wyciągów bankowych krok po kroku, zobaczmy co i jak Botie będzie robił.

1. Import dokumentów
   Botie pobiera pliki PDF wyciągów bankowych ze wskazanego katalogu i analizuje je jeden po drugim.
2. Interpretacja tekstu przy pomocy Agenta AI
   Jeśli dokument zawiera edytowalny tekst (nie jest skanem), Botie wyciąga cały tekst dokumentu i poddaje go analizie, wyciągając konkretne dane:
   • numer wiersza wyciągu,
   • datę transakcji,
   • tytuł operacji,
   • nadawcę/odbiorcę,
   • kwotę transakcji,
   • saldo (jeśli widoczne).
3. Generacja arkusza Excel
   Wszystkie odczytane dane (z dowolnego banku) są uszeregowane w odpowiednie pola i trafiają do pliku XLSX z zawsze takimi samymi kolumnami:

   Nr wiersza | Data | Tytuł operacji | Nadawca/Odbiorca | Kwota | Saldo

4. Przenoszenie plików
   • Oryginał i wygenerowany plik Excel trafiają do katalogu przeanalizowane.
   • PDF-y, które nie zawierają edytowalnego tekstu (np. skany), lądują w trzecim katalogu: do sprawdzenia.
5. Obsługa haseł
   W przypadku pliku pdf zabezpieczonego hasłem Botie o nie zapyta raz, zapisze je i wykorzysta ponownie. Uwaga: robot pamięta tylko jedno hasło na jedną konfigurację umiejętności. Jeżeli jest kilka banków z różnymi hasłami do plików, trzeba po prostu skonfigurować umiejętność Botie dla każdego z tych banków.

Jak przygotować robota do pracy?

Krok 1. Przygotuj 3 foldery: analiza, sukces, błędy

Aby usprawnić dalszą pracę z robotem Botie, przygotuj trzy katalogi:

1. do analizy – miejsce, skąd Botie będzie pobierał nowe wyciągi.
2. przeanalizowane – docelowy folder dla poprawnie przetworzonych PDF-ów i odpowiadających im plików Excel.
3. do sprawdzenia – tutaj Botie będzie odkładał dokumenty, których nie udało się rozczytać (skany, uszkodzone pliki itp.).

Dzięki takiej organizacji zawsze wiesz, które pliki wymagają ręcznej interwencji, a które zostały poprawnie przetworzone.

Krok 2. Uruchom Botie i umiejętność czytania wyciągów

Dodaną do robota umiejętność Eksport wyciągu bankowego do Excela znajdziesz na stronie Nadzoru [1], w tabeli umiejętności do skonfigurowania, które znajdują się w zakładce Robocze [2]:

• Kliknij umiejętność [3], by rozwinąć prawy panel boczny.
• Kliknij ikonę Działania na umiejętności [4].
• Kliknij ikonę Uruchom umiejętność [5].

Jak skonfigurować umiejętność czytania wyciągów?

Przy pierwszym uruchomieniu umiejętności przez robota, Botie zada 4 pytania, chyba że dokument do analizy będzie wymagał hasła do otwarcia, to wówczas będzie to 5 pytań. Odpowiedzi na nie można zapamiętać, by przy następnym uruchomieniu robot już się o nie nie pytał. Każda umiejętność może być sklonowana pod nową nazwą i skonfigurowana w odmienny sposób, tak by realizować zadania wymagające różnych lokalizacji plików, albo innego stopnia swobody, gdy nie wszystkie odpowiedzi powinny być zapamiętane.

Pytanie 1. Limit kredytów.

Botie „karmi” się kredytami. Pytanie pierwsze dotyczy określenia limitu kredytów, jakie może zużyć na wykonanie tej umiejętności. Analiza pojedynczego wyciągu wymaga 12 kredytów. Ilość ta jest minimalna (chyba że nie będzie żadnego wyciągu do analizy) i nie zależy od długości wyciągu. Czy wyciąg ma 1 pozycję, czy 10 stron, koszt wykonania tej umiejętności jest ten sam. Zmieni się tylko czas pracy: od kilku sekund do nawet kilku minut. Jeżeli jednak w katalogu do analizy będzie więcej wyciągów, Botie potrzebuje 12 kredytów na analizę każdego z nich. Pamiętaj, że instalując Botie otrzymujesz pakiet startowy darmowych kredytów do wyczerpania, a jak tylko zarejestrujesz konto i powiążesz z nim swojego robota, pakiet ten będzie się odnawiał co miesiąc. W polu [1] możesz zmienić limit kredytów i przydzielić ich więcej np. 50. Robot przerwie działanie, gdy skończy mu się przydział i zapyta Cię o dalsze decyzje (czy przerwać, czy zakończyć, czy otrzyma więcej kredytów).

Możesz też zaznaczyć opcję: Nie pytaj ponownie [2] i przy następnym uruchomieniu już tego okna dialogowego nie będzie. Jak będziesz gotowy, kliknij guzik Zatwierdź [3], by przejść dalej.

Pytanie 2. Skąd pobierać dokumenty?

Wskaż utworzony w kroku 1 katalog do analizy. Pamiętaj, że Botie będzie chciał czytać wszystkie dokumenty pdf, jakie znajdą się w tym katalogu. Co więcej, w harmonogramie wykonywania zadania możesz ustawić, by Botie albo wykonywał to zadanie w ustalonym terminie i cyklicznie, albo by Botie monitorował ten katalog i jak tam się cokolwiek znajdzie, automatycznie trafi do analizy.

Ścieżkę do katalogu możesz wpisać ręcznie w pole edycyjne, ale zdecydowanie wygodniej jest skorzystać z guzika [1], by ją wybrać z eksploratora plików.

Możesz też zaznaczyć opcję: Nie pytaj ponownie [2] i przy następnym uruchomieniu już tego okna dialogowego nie będzie. Jak będziesz gotowy, kliknij guzik Zatwierdź [3], by przejść dalej.

Pytanie 3. Gdzie umieszczać przeanalizowane?

Wskaż utworzony w kroku 1 katalog przeanalizowane. Do tego katalogu trafią przeczytane poprawnie dokumenty pdf wraz z odpowiadającymi im plikami Excel o takiej samej nazwie jak czytany pdf. Okno dialogowe tego pytania ma dokładnie taką samą mechanikę jak okno wcześniejsze.

Pytanie 4. Gdzie umieszczać nieprzetworzone?

Wskaż utworzony w kroku 1 katalog do sprawdzenia, do którego będą przenoszone dokumenty pdf, które z dowolnych przyczyn nie uda się przeczytać i przeanalizować – tymi dokumentami niestety będzie musiał zająć się człowiek. To okno również działa dokładnie tak samo jak dwa okna poprzednie.

Pytanie 5. Prośba o hasło

Jeżeli dokument pdf wyciągu bankowego zabezpieczony jest hasłem to Botie wykryje to i poprosi o podanie hasła (w pole [1]) do pliku wskazanego w pytaniu. Po wciśnięciu Ok [2] wprowadzone hasło zostanie zapisane w pliku tej skonfigurowanej umiejętności w celu użycia przez Botie do automatycznego otwierania następnych plików. Jeżeli jest kilku dostawców wyciągów bankowych wymagających różnych haseł, można sklonować umiejętność pod nową nazwą i skonfigurować ją do obsługi konkretnego banku. Anulowanie [3] tego dialogu sprawi, że Botie przesunie plik wyciągu do katalogu nieprzetworzonych dokumentów i przejdzie do czytania następnego wyciągu.

Jak zabezpieczyć umiejętność przed zmianami?

Skonfigurowana umiejętność, czyli taka, w której podane i zapisane są wszystkie odpowiedzi na zadawane przez robota pytania, jest gotowa do automatycznej pracy. W celu zabezpieczenia jej przed przypadkowymi zmianami dobrze byłoby ją przesunąć do zakładki Gotowe. Z tej zakładki można ją uruchamiać na żądanie, można również ustawić harmonogram pracy robota zarówno sterowany czasem (np. w określone dni tygodnia) jak i pojawieniem się wyciągu w katalogu do analizy.

W celu przeniesienia umiejętności do zakładki Gotowe wykonaj poniższe kroki:

1. Wybierz umiejętność z zakładki Robocze i kliknij ją [1].
2. Kliknij ikonę Działania na umiejętności [2].
3. Kliknij ikonę Przenieś do „Gotowe” [3].

Jak skonfigurować harmonogram działania?

Umiejętność staje się zadaniem do wykonania, gdy ma ustawiony czas wykonania. W celu rozpoczęcia konfiguracji harmonogramu:

1. Kliknij zakładkę Gotowe [1].
2. Wybierz umiejętność [2].
3. Kliknij ikonę Dodaj do harmonogramu [3].

Umiejętność czytania wyciągów bankowych można ustawić w harmonogramie do automatycznego wykonywania na kilka sposobów. W tym artykule przybliżamy ustawienia harmonogramu dla sterowania pracy poprzez zdarzenia (pojawienie się wyciągu w katalogu) oraz sterowanie przez czas.

Harmonogram sterowany wyciągami

Ten sposób pracy zakłada, by wykonywać zadanie za każdym razem, gdy pojawi się plik wyciągu w katalogu do analizy. W tym przypadku wyzwalaczem jest opcja Oczekuj na plik [1] w katalogu do analizy [2], przy czym plik może być dowolny, jeżeli jesteśmy pewni, że nic innego tam się nie pojawi, lub z listy [3] można wybrać opcje żądania, by plik zaczynał się od określonych znaków, lub miał konkretne rozszerzenie.

Harmonogram sterowany czasem

Drugi sposób zakłada wykonywanie zadania cyklicznie, np. w każdy poniedziałek o 9:00 rano. Botie w ramach zadania sprawdzi, czy w katalogu do analizy jest jakiś dokument i spróbuje go przetworzyć, Jeżeli katalog ten jest pusty, robot zakończy działanie. W tym przypadku typem wyzwalacza jest Dzień tygodnia [1] i dalsze ustawienia na przykład jak na rysunku poniżej:

Podsumowanie

Dzięki robotowi Botie możesz całkowicie zautomatyzować przygotowywanie danych z wyciągów bankowych do dalszej analizy w Excelu. To nie tylko oszczędność czasu, ale również pewność, że zawsze masz przygotowane dane – od teraz będzie robił to za Ciebie robot Botie. Wygodnie, bezpiecznie i zgodnie z harmonogramem.

Po więcej inspirujących umiejętności robota odwiedź BotBooka.

Jeżeli masz pomysł na umiejętność robota, która Ci się przyda, napisz do nas.