Słowniki danych JSON - krwioobieg automatyzacji

W świecie cyfrowym, w którym dane płyną z każdej strony – z faktur, maili, systemów księgowych czy stron internetowych – coraz ważniejsze staje się ich porządkowanie. Ale jak to robić, gdy każdy dokument wygląda inaczej? Tu z pomocą przychodzą słowniki danych i JSON – narzędzia, które pozwalają zapisać dane w sposób prosty, czytelny i zrozumiały zarówno dla ludzi, jak i dla robotów (czyli systemów automatyzujących pracę). A następnie przenieść je z jednego cyfrowego organu do drugiego niczym krwinka niosąca tlen.

Co to jest słownik danych?

Słownik danych to sposób zapisywania informacji w parach: nazwa (czyli klucz) i wartość. Przypomina to trochę rubrykę w formularzu:

„Imię”: „Anna”
„Nazwisko”: „Kowalska”
„Stanowisko”: „Księgowa”

Taki zestaw informacji to właśnie słownik – każda wartość ma przypisaną nazwę, dzięki czemu wiadomo, czego dotyczy.

A co to jest JSON?

JSON, albo po spolszczeniu “dżejson” to popularny w informatyce format, czyli sposób zapisu słowników danych do pliku. Sam skrót JSON oznacza JavaScript Object Notation, czyli dosłownie sposób zapisu obiektów w języku JavaScript i od razu widać, że pochodzi z jednego z wielu języków programowania JavaScript. Niemniej JSON to dziś jeden z podstawowych, wręcz standardowych sposobów przesyłania danych między programami, aplikacjami, systemami komputerowymi i robotami. Dżejson zyskał popularność, bo jest czytelny dla ludzi i łatwy do przetworzenia przez maszyny.

Nasz słownik danych zapisanych w formacie JSON wygląda następująco:

A więc w pliku nasz słownik danych został zamknięty w klamry nawiasu, a poszczególne pary klucz-wartość oddzielone są od siebie przecinkiem.

Nadal ten zapis jest czytelny dla człowieka, ale z drugiej strony każdy system komputerowy spotykając ten zapis, widzi, gdzie dany słownik się zaczyna, gdzie kończy i że zawiera 3 pozycje, czyli 3 pary klucz-wartość.

JSON vs Excel – podobieństwa i różnice

Wiele osób zna Excela, więc porównanie z nim może pomóc zrozumieć ideę.

Podobieństwa:

Zarówno Excel, jak i JSON przechowują dane w uporządkowany sposób.
Można je wykorzystać do przechowywania wielu rekordów, np. listy pracowników.

Różnice:

JSON może zawierać "tabelę w tabeli" – czyli dane zagnieżdżone.
W Excelu trudniej zapisać bardziej złożone dane, np. listę faktur z delegacji dla delegowanego pracownika – trzeba tworzyć osobne arkusze lub kolumny.
W formacie JSON można łatwo zapisać dane złożone

Jeżeli nasza przykładowa księgowa została wysłana na delegację i w ramach delegacji ma 2 faktury do rozliczenia to takie złożone dane tabeli wewnątrz tabeli w formacie JSON wyglądają jak poniżej:

Dlaczego JSON jest ważny w automatyzacji?

W robotyzacji procesów biznesowych (czyli wtedy, gdy to robot wykonuje czynności zamiast człowieka), dane muszą być czytelne, jednoznaczne i łatwe do przetworzenia. A przecież dane te pochodzą z najróżniejszych źródeł: z dokumentów, ofert, umów, faktur, e-maili itd.

JSON i słowniki danych:

Pozwalają wspólnie zapisać dane pochodzące z różnych źródeł – np. z maila, faktury PDF i systemu ERP – w jednym uniwersalnym formacie, gdzie “imię” to imię, a “nazwisko” to nazwisko.
Ułatwiają działanie sztucznej inteligencji, która może dane wyciągać, walidować, analizować, porównywać, uzupełniać czy wzbogacać.
Dają możliwość tworzenia uniwersalnych robotów, które rozumieją dane niezależnie od źródła i formatu pliku źródłowego.
Pomagają firmom usystematyzować wiedzę, czyli lepiej ją uporządkować i szybciej z niej korzystać.

Zalety słowników JSON

6 najważniejszych zalet:

Czytelność – można je zrozumieć bez specjalistycznej wiedzy.
Elastyczność – można przechowywać proste i złożone dane.
Powszechność – są używane w niemal każdym systemie informatycznym i są powszechnie akceptowane.
Uniwersalność – można je utworzyć z każdego źródła.
Prostota – nie wymagają większego projektowania (jak np. projekty tabel w systemach baz danych)
Adaptowalność – są łatwe do czytania, rozszerzania i przetwarzania przez maszyny.

Ograniczenia słowników JSON

3 najważniejsze ograniczenia:

Mniej wydajne niż tabele – a w szczególności tabele w postaci wyspecjalizowanych baz danych.
- Dlatego korporacyjne systemy bazują na bazach danych, a słowników używają do przenoszenia małych zbiorów pomiędzy częściami systemu.
Trudniejsze do analizy „na oko” niż tabele Excela.
- Zapis słownika zwyczajnie zajmuje więcej miejsca niż zapis w tabeli. Zapis w tabeli człowiek może objąć jednym spojrzeniem, a te same dane w postaci słownika trzeba już przewijać.
Trudniejsze do edycji – im większy słownik tym możliwość ręcznej edycji spada.
- Człowiek szybko się nudzi w liczeniu nawiasów otwierających, zamykających (których musi być tyle samo) i przecinków.

JSON jak krwioobieg danych

Z tych trzech ograniczeń wynikają wnioski zastosowania słowników danych i tabel danych:

Tabele danych doskonale się sprawdzają w roli magazynów danych, są zwarte i szybkie, ale wymagają projektowania i specjalnych narzędzi (baz danych).
Słowniki danych w formacie JSON są niezwykle cennym uniwersalnym nośnikiem małych zbiorów danych pomiędzy różnymi systemami.

W słownikach danych można umieścić ad hoc dane wyciągnięte z dowolnych źródeł, nie wymagają żadnego przygotowania do pracy, są łatwe w czytaniu przez systemy i umożliwiają proste przetwarzanie danych. Są możliwe do uzyskania z każdego źródła tak samo jak są akceptowalne przez zdecydowaną większość systemów IT.

Można powiedzieć, że JSON to krwioobieg cyfrowych organizmów. Tak jak krew przenosi tlen i substancje odżywcze do wszystkich komórek ciała, tak JSON przenosi dane między różnymi systemami, aplikacjami i robotami.

Dzięki JSON-owi:

Robot, który odczytał dane z faktury PDF, może je przekazać dalej – np. do systemu księgowego.
Chatbot może zapisać rozmowę z klientem w strukturze, którą potem przeanalizuje dział obsługi.
Sztuczna inteligencja może wyciągnąć dane z różnych źródeł i przekazać je w jednym, spójnym formacie.

Bez takiego formatu jak JSON, każdy system „mówiłby własnym językiem” – i potrzebowalibyśmy tłumaczy. JSON pozwala, żeby wszystkie części organizacji komunikowały się płynnie i bez nieporozumień.

Dlatego JSON to nie tylko zapis danych – to sposób, w jaki informacje krążą w firmie, napędzając jej cyfrowy organizm.

Podsumowanie

Słowniki danych i format JSON to nowoczesny sposób zapisywania informacji – prosty, uniwersalny i zrozumiały dla robotów. Dzięki nim możliwa jest automatyzacja procesów w firmach, integracja danych z różnych źródeł i skuteczne wykorzystanie sztucznej inteligencji. Nawet jeśli brzmi to technicznie, w praktyce chodzi po prostu o nowoczesny odpowiednik dobrze uporządkowanego zeszytu firmowego – tylko w wersji cyfrowej.